Mailchimp und die unsubscribed, non-subscribed und cleaned Kontakte
Viele Unternehmen setzen auf Mailchimp, um Newsletter und Kampagnen effizient zu versenden. Doch früher oder später stößt man auf drei Begriffe, die für Verwirrung sorgen: Unsubscribed, Cleaned und Non-Subscribed. Was genau bedeuten diese Statusangaben, warum sind sie wichtig und was ist im Hinblick auf die DSGVO zu beachten?
In diesem Artikel klären wir die Unterschiede und zeigen Dir, wie Du Deine Audience sauber hältst, rechtliche Risiken vermeidest und dabei auch noch Kosten sparst.
Warum diese Unterscheidung wichtig ist
Mailchimp ist darauf ausgelegt, eine hohe Zustellrate für Newsletter sicherzustellen. Jede E‑Mail, die an eine falsche oder unerwünschte Adresse gesendet wird, kann den Absender-Ruf negativ beeinflussen – und damit landen künftige E‑Mails womöglich im Spam-Ordner.
Doch nicht nur Mailchimp hat ein Interesse daran, dass Du keine Mails an falsche Empfänger schickst. Auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass nur Personen kontaktiert werden dürfen, die ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben haben. Wer das ignoriert, riskiert nicht nur Abmahnungen und Bußgelder, sondern auch Imageschäden.
Deshalb ist es wichtig, die verschiedenen Statusangaben zu verstehen und entsprechend zu handeln.
1. Unsubscribed (Abgemeldet)
„Unsubscribed“ bedeutet, dass sich ein:e Empfänger:in aktiv vom Newsletter abgemeldet hat. Sie oder er möchte also keine weiteren Marketing-E-Mails von Dir erhalten.
Was bedeutet das rechtlich?
Laut DSGVO musst Du dieser Abmeldung unverzüglich nachkommen. Ein Ignorieren oder manuelles Wiedereinschreiben ohne ausdrückliche Zustimmung wäre ein klarer Verstoß. Mailchimp verhindert das bewusst: Du kannst diese Kontakte nicht einfach wieder aktivieren oder manuell in die Liste einpflegen. Nur wenn die Person selbst erneut ein Formular ausfüllt und aktiv zustimmt, wird sie wieder als „Subscribed“ geführt.
Was solltest Du tun?
Wenn Du keine anderen Marketingkanäle wie Postkarten oder SMS über Mailchimp nutzt, empfiehlt es sich, Unsubscribed-Kontakte zu archivieren. Warum? Archivierte Kontakte zählen nicht zu Deinem aktiven Kontingent und das spart Geld. Bei aktiven Mailchimp-Tarifen zahlst Du nämlich für jeden Kontakt, auch wenn er keine E‑Mails erhält.
2. Non-Subscribed (Nicht abonniert)
„Non-Subscribed“-Kontakte sind Personen, die in Deinem System vorhanden sind, aber keine Marketingeinwilligung erteilt haben. Häufig kommt das vor, wenn jemand in Deinem Onlineshop etwas gekauft hat, aber beim Check-out nicht den Newsletter-Haken gesetzt hat.
Was bedeutet das rechtlich?
Ohne Einwilligung keine Marketing-E-Mails. Das ist das Grundprinzip der DSGVO. Du darfst diese Kontakte nicht einfach für Newsletter-Kampagnen nutzen. Allerdings kann die Datenspeicherung in Deinem CRM oder für die Vertragserfüllung (z. B. Kaufabwicklung) legitim sein.
Was solltest Du tun?
Wenn Du nicht planst, diese Daten für andere Marketingmaßnahmen (z. B. Retargeting-Anzeigen oder Postkarten) zu nutzen, lohnt es sich, auch diese Kontakte zu archivieren. So sparst Du nicht nur Kosten, sondern stellst auch sicher, dass Du nicht versehentlich DSGVO-widrig handelst.
3. Cleaned (Bereinigt)
„Cleaned“ bedeutet, dass eine E‑Mail-Adresse technisch nicht mehr erreichbar ist. Mailchimp markiert Adressen als „Cleaned“, wenn sie mehrfach gebounced sind (also nicht zugestellt werden konnten).
Es gibt zwei Arten von Bounces:
- Hard Bounce: Die Adresse existiert nicht mehr.
- Soft Bounce: Temporäres Problem, z. B. voller Posteingang. Nach mehreren fehlgeschlagenen Zustellversuchen wird die Adresse als „Cleaned“ markiert.
Was bedeutet das rechtlich?
Hier gibt es weniger DSGVO-Risiko, da Du keine Mails an diese Adressen versendest. Aber: Du musst sicherstellen, dass keine sensiblen Daten unnötig lange gespeichert werden. Generell gilt: Speichere Daten nicht länger als nötig. Wenn eine Adresse dauerhaft ungültig ist, überlege, ob Du sie löschen solltest – insbesondere, wenn die Person kein Kunde mehr ist.
Was solltest Du tun?
Mailchimp lässt Dich „Cleaned“-Kontakte nicht erneut aktivieren, und das ist gut so. Du kannst sie auch nicht in großen Mengen löschen und das musst Du auch nicht. Sie zählen nicht gegen Deine Abrechnungsgrenze, also belasten sie Dich nicht finanziell.
Archivieren oder Löschen?
Viele Nutzer:innen fragen sich, ob sie Kontakte lieber archivieren oder löschen sollten. Grundsätzlich gilt: Archivieren ist sinnvoll, wenn Du Daten (z. B. Kaufhistorie) behalten willst, aber keine E‑Mails mehr verschicken darfst. Löschen ist angebracht, wenn die Person ausdrücklich die Löschung verlangt (DSGVO-Auskunft oder „Right to be forgotten“) oder wenn Du Daten nicht mehr benötigst.
Tipp: Überprüfe regelmäßig Deine Audience und entferne alte Daten, die Du nicht mehr brauchst. Das schützt nicht nur vor rechtlichen Problemen, sondern sorgt auch für Übersichtlichkeit.
Saubere Listen = besseres Marketing + weniger Kosten
Ein gepflegtes Mailchimp-Audience-Management ist nicht nur eine technische Notwendigkeit – es ist ein rechtlicher Imperativ. Die Statusangaben „Unsubscribed“, „Non-Subscribed“ und „Cleaned“ helfen Dir, die Kontrolle zu behalten.
Unsere Empfehlung:
- Unsubscribed und Non-Subscribed archivieren, wenn Du sie nicht für andere Kanäle brauchst.
- Cleaned ignorieren: sie kosten nichts und können nicht mehr angeschrieben werden.
- Regelmäßig prüfen: Datenhygiene ist Teil der DSGVO und spart bares Geld.
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